Een grafiek toevoegen in Excel is tegenwoordig niet meer zo heel moeilijk. Je kan er doormiddel van een aanbevolen grafieken snel eentje maken, maar je kan ook zelf het juiste type opzoeken in de veel verschillende soorten.
Het maken van grafieken en diagrammen maakt deel uit van het werk van de meeste mensen op kantoor die met spreadsheets werken. Het is een van de beste manieren om gegevens op een duidelijke, gemakkelijk verteerbare manier te visualiseren.
Het is echter geen verrassing dat sommige mensen een beetje geïntimideerd raken om rond te moeten snuffelen in de vele opties van Microsoft Excel.
Ik ben echt dol op Excel, maar ik werk in Marketing Data Science, dus het is vrijwel een vereiste om af en toe eens een spreadsheet te bekijken.
Daarom dacht ik een handige tutorial te delen, evenals enkele stapsgewijze instructies voor iedereen die al vlekken in zijn nek krijgt bij de gedachte om een spreadsheet met gegevens in een grafiek te moeten tonen.
Stappen om een grafiek in Excel te maken
Hier zijn de eenvoudige stappen die je nodig hebt om een grafiek in Excel te bouwen.
Houd er rekening mee dat er veel verschillende versies van Excel zijn, dus wat je hier leest, komt mogelijk niet altijd exact overeen met wat je in jouw versie ziet, maar het is zelden dat er hele grote verschillen ontstaan in waar je het zoeken moet.
Invoeren van je data in Excel
Eerst moet je jouw gegevens in Excel invoeren. Mogelijk heb je de gegevens van elders geëxporteerd, zoals een stuk marketing software of een enquêtetool. Of misschien voer je het handmatig in.
In het onderstaande voorbeeld heb ik in kolom A een lijst met dagen van de week en in kolom B de omzet die op die dag gedraaid is:
Kies een van de negen grafiek-opties die je wilt maken
In Excel heb je veel keuzes voor het maken van grafieken en diagrammen.
De verschillende grafieken die je in Excel kunt maken zijn:
- kolom- (of staaf) grafieken
- lijngrafieken
- taartgrafieken
- spreidingsdiagram
- hiërarchiegrafiek
- waterval/ trechtergrafiek
- combinatiegrafiek
- statistische grafiek
- kaart
Bekijk hoe Excel elk identificeert in de bovenste navigatiebalk, zoals hieronder weergegeven onder het kopje Invoegen:
Selecteer je data en ‘voeg’ de gewenste grafiek in
De gegevens waarmee ik werk, zien er het beste uit in een staafdiagram, dus laten we die maken.
Om een staafdiagram te maken, markeer je de gegevens en neem je de titels van de X- en Y-as op. Ga vervolgens naar het tabblad ‘Invoegen’ en klik in het diagramgedeelte op het kolompictogram. Kies de gewenste grafiek in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt.
Grafiek maken: Kolommen
Om het beter te kunnen begrijpen gaan we een kolom grafiek maken.
Klik ergens in de tabel en selecteer op het lint het tabblad Invoegen. Hier kan je in het gedeelte Grafieken kiezen voor type die past bij jouw wensen, hier gaan we voor de Kolom- of staafdiagram.
Vervolgens kies je hier voor de 2D kolom, gegroepeerde kolom. Ook hier wordt alles weer goed neergezet omdat Excel de gegevens herkend.
Je kan de grafiek naar eigen wens aanpassen. In eerste instantie kan je op het Plusje klikken en hier al het een en ander aangeven. Soms zijn de gegevenslabels en de trendlijn erg handig, maar dit moet je helemaal zelf beslissen.
In dit voorbeeld heb ik de eerste tweedimensionale kolomoptie gekozen – alleen omdat ik de afbeelding van de platte balk verkies boven de 3D-weergave. Zie de resulterende staafgrafiek hierboven.
Een extra handige optie is de toegevoegde trendlijn die een trend maakt van de gegevens in je data.
Schakel de gegevens indien nodig over de assen
Als je wilt schakelen wat wordt weergegeven op de X- en Y-as, klik je met de rechtermuisknop op het staafdiagram, klik je op ‘Gegevens selecteren’ vervolgens op ‘Rij / kolom wisselen’.
Dit herschikt welke assen welke gegevens in de onderstaande lijst bevatten. Als je klaar bent, klik je onderaan op ‘OK’.
Pas de lay-out en kleuren van je visualisatie aan
Om de lay-out van de labels en de legenda te wijzigen, klik je op het staafdiagram en vervolgens op het tabblad ‘Grafiekontwerp’.
Hier kun je kiezen welke lay-out je verkiest voor de grafiektitel, astitels en legenda.
Klik op de legenda om de legenda verder op te maken. Hier kun je de vulkleur van de legenda wijzigen, die op zijn beurt de kleur van de kolommen zelf verandert. Om andere delen van jouw grafiek op te maken, klik je er afzonderlijk op om een bijbehorend venster Opmaak weer te geven.
Wijzig de grootte van de legenda en aslabels van je diagram
Wanneer je voor het eerst een grafiek in Excel maakt, kan de grootte van je as en legendalabels een beetje klein zijn, afhankelijk van het type grafiek of diagram dat je kiest (staaf, cirkel, lijn, enz.).
Nadat je jouw grafiek hebt gemaakt, wil je die labels vergroten, zodat ze leesbaar zijn.
Als je de labels van je grafiek wilt vergroten, klik je er afzonderlijk op en in plaats van een nieuw opmaakvenster te openen, klik je terug op het tabblad ‘Start’ in de bovenste navigatiebalk van Excel.
Gebruik vervolgens de vervolgkeuzevelden voor lettertype en -grootte om de legenda en aslabels van je diagram naar wens uit te vergroten of te verkleinen. Eventueel kun je hier ook een ander lettertype kiezen:
Wijzig desgewenst de Y-as-meetopties
Om het type meting te wijzigen dat op de Y-as wordt weergegeven, klik je op de Y-aspercentages in je grafiek om het venster ‘As opmaken’ te openen.
Hier kun je beslissen of je eenheden op het tabblad Axis Options wilt weergeven, of dat je wilt wijzigen of de Y-as percentages tot 2 decimalen of 0 decimalen weergeeft.
Omdat mijn grafiek van hierboven automatisch het maximale bedrag aan omzet van de Y-as instelt op 120, wil ik het misschien handmatig wijzigen in 100 om mijn gegevens op een meer universele schaal weer te geven.
Om dit te doen, kan ik de optie ‘Maximum’ selecteren – twee velden onder ‘Bounds’ in het venster Axis opmaken – en de waarde wijzigen van 120 in 100.
Wijzig je data indien gewenst
Als je de gegevens wilt sorteren zodat de dagen van de week in omgekeerde volgorde verschijnen, klik je met de rechtermuisknop op je grafiek en klikt je op ‘Gegevens selecteren’ om hetzelfde optievenster weer te geven dat je in stap 3 hierboven hebt opgeroepen.
Klik deze keer op de pijlen omhoog en omlaag, zoals hieronder weergegeven, om de volgorde van je gegevens in de grafiek om te keren.
Als je meer dan twee gegevensregels hebt om aan te passen, kun je deze ook in oplopende of aflopende volgorde herschikken. Om dit te doen, markeert je al je gegevens in de cellen boven je grafiek, klikt je op ‘Gegevens’ en selecteert je ‘Sorteren’.
Je kunt kiezen om te sorteren op basis van kleinste naar grootste of grootste naar kleinste, afhankelijk van je voorkeur.
Geef je grafiek een titel
Nu komt het leuke en gemakkelijke deel: je grafiek een naam geven. Inmiddels heb je misschien al ontdekt hoe je dit moet doen.
Hier is een eenvoudige uitleg:
Direct na het maken van je grafiek is de titel die verschijnt waarschijnlijk ‘Grafiektitel’ of iets dergelijks, afhankelijk van de versie van Excel die je gebruikt.
Om dit label te wijzigen, klik je op “Grafiektitel” om een typecursor te onthullen. Je kunt de titel van je grafiek vervolgens vrij aanpassen.
Als je een titel hebt die je leuk vindt, klik je op ‘Start’ in de bovenste navigatiebalk en gebruik je de opties voor lettertypeopmaak om je titel de nadruk te geven die het verdient en mogelijk aan te passen aan jullie huisstijl.
Best makkelijk, toch?
Grafiek maken: Cirkel
Laten we dan nog even kort kijken naar het maken van een andere grafiek: de cirkeldiagram.
Klik ergens in de tabel en selecteer op het lint het tabblad Invoegen. Hier kan je in het gedeelte Grafieken kiezen voor type die past bij jouw wensen, hier gaan we voor de Cirkel- of ringdiagram en kiezen voor het 2D model Cirkel.
Vervolgens wordt de grafiek aangemaakt en al ingevuld, omdat Excel herkent wat de gegevens en labels zijn. Je ziet hier dat de naam Omzet boven de grafiek komt, deze kan je eventueel nog aanpassen door erop te klikken.
Je kan de grafiek naar eigen wens aanpassen. In eerste instantie kan je op het Plusje klikken en hier al het een en ander aangeven. De gegevenslabels zijn soms wel handig om te laten weergeven.
Je kan alle lossen elementen, zoals de cirkel, de legenda, de titel, verslepen naar een door jouw gewenste positie.
